Juan Pablo Penilla Rodríguez: La forma en la que los empleados justifican los gastos afecta directamente a las organizaciones. En el caso de las pymes, los gastos de viaje también están sujetos a fraude. Así puede extraerse de la última edición del informe ‘El impacto del fraude interno en la gestión de gastos de las empresas’, que ha elaborado Captio.

Este estudio se elabora con el objetivo de conocer cómo y cuánto pierden las empresas españolas a causa de los fraudes en la gestión de gastos de viaje. De este modo, el primer punto a analizar es el control del fraude interno en materia de gastos de desplazamiento De aquí se sabe que el 68% de las empresas que operan con Captio tienen configurada una alerta para detectar posibles fraudes.

Todavía, las empresas de mediano o gran tamaño se preocupan mucho más que las pequeñas de este aspecto, hablamos de casi el doble.

Según explican los propios expertos de esta compañía especializada en gestión de gastos de viajes, las políticas de gastos no son las mismas en todas las organizaciones, pero sí que se ha comprobado que sus usuarios configuran una media de 6 alertas diferentes para detectar irregularidades.

Si se profundiza en ello, se pueden clasificar los fraudes en tres tipos: por importe, por justificante y por fecha.

La primera se corresponde con aquellos gastos cuyo valor no cumple con los criterios establecidos por las políticas de viaje de la empresa, como superación del límite o el hecho de no reflejar los anticipos efectuados por la empresa.

En lo que respecta a los fraudes por justificantes hablamos de aquellos gastos que no están debidamente acreditados, como pueden ser la duplicidad de tickets o la ausencia de datos en estos tickets para ser considerado como un justificante válido.

En tercer lugar, el fraude por fecha se define como aquel que se produce cuando un gasto se pasa con una fecha diferente a la del desplazamiento por motivos laborales.

Según las estadísticas de esta compañía, el 27% de los fraudes relacionados con los viajes de empresa son los que coinciden con el hecho de superar los límites establecidos por la empresa, seguido de pasar gastos antiguos (23%) y de manipular los datos del ticket (22%).