Por: Edgar Zamudio, Ingeniero en Soluciones de TIBCO.

No son tan evidentes los problemas que pueden enfrentar empresas exitosas, pero después de conversar con los ejecutivos de varias de estas empresas, se pueden identificar ciertos problemas comunes, casi nunca iguales, pero si con muchas similitudes.

En lo relativo a los datos, hay infinidad de temas, desde infraestructura de almacenamiento, conectores, integración, protección, darle sentido para los usuarios de negocio, presentarla, darle consistencia, combinarla, monetizarla y puede ser una larga lista. Y en estas reuniones con ejecutivos de tecnología y de negocio de diferentes empresas un tema común es el manejo de datos maestros, y en gran parte, son iniciativas que vienen de las áreas de negocio, no necesariamente de tecnologías de la información (TI).

IDC InfoBrief, patrocinado por TIBCO, sobre las tendencias emergentes sobre datos, “El uso inteligente de los datos: patrones de unificación y canalización en la economía digital”, destacó que para el 2023, se crearían más de 103 ZB de nuevos datos. Otra cifra muy relevante es la dificultad para integrar y gestionar la información, donde el 60% de las empresas tienen dificultades con la calidad y complejidad de los datos, especialmente en el contexto de la seguridad y el gobierno de la información.

Aquí quiero comentar algunos de estos casos, como impactan, los beneficios potenciales de resolverlos y los diferentes dominios de datos involucrados, como clientes, producto, proveedores, inmuebles, empleados, etc.

Un ejemplo es una empresa de alimentos empacados, con fábricas en diferentes ciudades y países, con los mismos productos, pero con diferentes presentaciones debido a regulaciones o costumbres locales. Esto impone retos importantes a la organización para determinar el desempeño de un producto a nivel global, incluso en el mismo país, es complejo poder determinar niveles de inventario, ya que cada planta o fábrica maneja un dato diferente del mismo producto.

La solución es tener un dato maestro de cada producto, digamos una pizza para microondas, que tenga una liga a todas las propiedades como ingredientes, presentaciones, empaques, promociones, fábricas, de tal manera que no importa en donde se utilice el dato, y quien lo utilice, siempre va a tener la información necesaria, y va a poder identificar el origen de cada dato. Finalmente, ese dato maestro, combinado con información transaccional, permitirá identificar ventas, entregas, facturación, inventario y todo lo relativo al desempeño de cada producto, lo que puede significar millones en ahorros, ya sea por reducir días de inventario, por facturación inmediata, promociones efectivas, y otros beneficios operacionales.

En el caso de instituciones de servicios financieros, hemos identificado casos más complejos, de por sí los servicios financieros tienen las regulaciones más fuertes en todos los países, y si agregamos la diversificación de los productos y servicios que ya ofrecen, los hace todavía más complicados.

La experiencia de ir al banco y que nos ofrezcan un producto que ya tenemos del mismo banco, o uno que no se ajusta a nuestras necesidades, en parte es por esa falta de visibilidad de los ejecutivos a un Dato Maestro de sus clientes. Nuevamente, cada sistema como el core bancario, el de marketing o el CRM, tendrán un registro del cliente con diferente información para su propósito específico, incluso por temas regulatorios, pero que importante sería para el ejecutivo poder identificar rápidamente los productos contratados de cada cliente, histórico de eventos o reportes, datos de contacto (siempre que sea permitido), promociones que ha aceptado y otros datos.

Incuso, usando ese dato maestro, en combinación con información histórica, aplicando modelos de analítica avanzada, poder determinar inmediatamente el mejor producto financiero a ofrecerle, y aún más, el tipo de crédito que se le puede otorgar, en cuanto a plazos, montos y tasas. Esto puede resultar en una mejor experiencia del cliente, aumento en ingresos, reducción del riesgo y marketing más efectivo.

Otro tema recurrente en servicios financieros y otras industrias que tienen contacto directo con los consumidores, es el relativo al manejo de información personal, que por las diferentes regulaciones y leyes de cada país, obliga a las empresas a aplicar controles respecto al manejo de datos personales, incluso de sus mismos empleados. En este caso es importante que una solución de manejo de datos maestros, nos ayude a implementar procesos y registro del uso de datos personales, poder identificar y clasificar que es un dato personal, identificar las personas dentro de la empresa dedicados a estos controles, y también fuera de la empresa, como los organismos reguladores; que nos ayude a documentar incidentes, identificando el origen del dato y todas las acciones de mitigación.

En algunos países de América Latina se están basando en la regulación GDPR, de origen europeo, pero que cubre el tema de datos personales de forma amplia. En diferente momento en cada país, la violación a estas regulaciones impondrá multas importantes a las empresas, por lo que es importante tener los controles necesarios implementados y bien documentados.

En conclusión, los motivos por los que se requiere una solución de manejo de datos maestros, MDM, van desde los analíticos para mejorar la toma de decisiones y mejorar el proceso de marketing; los operacionales para controlar mejor los productos, clientes, proveedores, inmuebles, etc.; y los de riesgo para evitar violar regulaciones, tener una visión del futuro más certera y reducirlo en general en la operación.

Para cubrir cualquiera de los motivos que mencionamos, es determinante que los usuarios de negocio, no sólo TI, se involucren en todo el proceso de manejo de datos maestros, y que cuenten con las herramientas necesarias para este involucramiento y que le aporte valor a su operación y que estas herramientas permitan el trabajo colaborativo de las áreas más técnicas, analistas de datos, analistas de negocio, hasta los que toman las decisiones.